¿Por qué deciden implementar Odoo?
Cuando comenzamos a indagar en la empresa Home Staging notamos que su negocio había estado creciendo rápidamente y tenían dificultades para administrar sus operaciones utilizando hojas de cálculo manuales de Excel. La gestión de los pagos de clientes y proveedores se volvió cada vez más compleja a medida que su negocio se expandía. Además, su control de inventario era inexacto y sus registros contables estaban plagados de discrepancias.
Matías Trevisan, a cargo de la sucursal Playa del Carmen, se acercó a nosotros en busca de una solución viable para agilizar sus múltiples procesos. Después de comprender sus puntos débiles y objetivos, propusimos con confianza implementar Odoo ERP. Matías, junto al equipo directivo de la empresa, reconocieron la importancia de contar con una infraestructura tecnológica robusta para apoyar el crecimiento de su negocio.
Comprendieron que si querían escalar sus operaciones y atender a clientes más grandes, necesitaban un sistema que proporcionara información precisa sobre la rentabilidad de su negocio. Además, querían liberar un tiempo valioso para centrarse en la planificación estratégica y la apertura de nuevas tiendas en México.
Problemas que enfrentaba Home Staging
Gestión de inventario ineficiente
Home Staging luchaba con los procesos manuales de gestión de inventario, lo que generaba un seguimiento de existencias inexacto, desabastecimientos y exceso de inventario. Esto dio como resultado pérdida de ventas, aumento de los costos de mantenimiento y poca satisfacción del cliente.
Procesamiento de pedidos y ventas desorganizado
Dependían de métodos de procesamiento de pedidos y ventas fragmentados, como hojas de cálculo de Excel y registros en papel. Esto dio lugar a errores, retrasos y falta de visibilidad en el flujo de ventas, lo que dificultaba satisfacer las demandas de los clientes, cumplir con los pedidos de manera eficiente y realizar un seguimiento del rendimiento de las ventas.
Gestión financiera imprecisa
Los procesos financieros manuales eran propensos a errores y requerían mucho tiempo. Sin un sistema implementado, Home Staging enfrentaba desafíos para mantener datos financieros precisos y actualizados, incluidas las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el libro mayor. Esto generaba dificultades para emitir informes financieros precisos, realizar un seguimiento del flujo de efectivo y tomar decisiones comerciales informadas.
Gestión limitada de las relaciones con los clientes
La gestión de las interacciones y relaciones con los clientes era un desafío, ya que se perdían oportunidades para aumentar las ventas, realizar ventas cruzadas y ofrecer experiencias de cliente personalizadas. Además, sin una visión holística de los datos de los clientes, Home Staging tenía problemas para identificar y abordar los problemas de los clientes con prontitud.
Falta de integración y comunicación de datos:
Los procesos manuales y los sistemas desconectados obstaculizaban la comunicación y la colaboración efectivas entre los diferentes departamentos. Esto condujo a la duplicación de datos, inconsistencias y falta de visibilidad en tiempo real de las operaciones comerciales. Como resultado, los procesos de toma de decisiones eran lentos y la capacidad de la empresa para responder rápidamente a los cambios del mercado era limitada.
Informes y análisis ineficientes
Generar informes precisos y completos era un desafío y requería mucho tiempo. La falta de datos integrados dificultaba el análisis del rendimiento empresarial, la identificación de tendencias y la toma de decisiones basadas en datos. Esto obstaculizaba la capacidad de Home Staging para optimizar las operaciones, identificar oportunidades de ahorro de costos e impulsar el crecimiento estratégico.
Desafíos y objetivos del proyecto
Optimizar los niveles de inventario:
Reducir los desabastecimientos y el exceso de inventario mediante la implementación de mecanismos automatizados de control de inventario, la mejora de la previsión de la demanda y la optimización de los procesos de reabastecimiento.
Optimizar los procesos de ventas:
Aumentar la eficiencia en el procesamiento de pedidos, acorte los ciclos de cumplimiento de pedidos y mejorar la productividad del equipo de ventas a través de la automatización, flujos de trabajo estandarizados y análisis de ventas en tiempo real.
Garantizar la precisión y el cumplimiento financiero:
Establecer procesos de informes financieros precisos y confiables, automatizando las transacciones financieras y garantizando el cumplimiento de las normas y regulaciones contables.
Fortalecer las relaciones con los clientes:
Mejorar el compromiso y la satisfacción del cliente a través de un sistema CRM centralizado que proporciona una vista de 360 grados de los clientes, facilitando las campañas de marketing y permitiendo una atención al cliente eficiente.
Fomentar la colaboración entre departamentos:
Permitir la integración y comunicación de datos sin problemas entre diferentes departamentos, promoviendo la colaboración, eliminando los silos de datos y mejorando la eficiencia organizacional general.
Impulsar la toma de decisiones informadas
Potenciar la gestión con informes precisos y completos, herramientas de análisis avanzadas e inteligencia comercial en tiempo real para respaldar la toma de decisiones estratégicas, identificar oportunidades de crecimiento y mejorar el rendimiento operativo.
Estrategias implementadas por Semblance
Evaluación integral de los procesos
Se realizó una evaluación exhaustiva de los procesos comerciales de Home Staging, incluida la gestión de inventario, el procesamiento de pedidos, la gestión financiera, la gestión de relaciones con los clientes, la integración de datos y la generación de informes. Esto les permitió identificar los puntos débiles y las áreas específicas que requerían mejoras.
Selección de módulos a implementar
Se identificaron los módulos necesarios de Odoo para optimizar la gestión de inventario, procesamiento de pedidos y ventas, gestión financiera, CRM, integración de datos e informes.
Realizamos el proceso en 2 etapas. En el inicio hicimos la implementación de los módulos esenciales para comenzar a utilizar Odoo en sus procesos comerciales. Los módulos implementados en esta etapa fueron:
- Módulo inventario
- Módulo ventas
- Módulo contactos
- Módulo contabilidad
- Módulo compras
En la segunda etapa implementamos módulos complementarios que apoyarían a la gestión de ventas y clientes. Además, a través del sitio web se propuso potenciar la marca Home Staging y los servicios brindados. Los módulos implementados en esta etapa fueron:
- Módulo sitio web
- Módulo e-commerce
- Módulo CRM
Optimización de procesos existentes:
Semblance trabajó en estrecha colaboración con el personal de Home Staging para agilizar y optimizar sus procesos existentes. Identificaron áreas de ineficiencia y rediseñaron los flujos de trabajo dentro de Odoo para eliminar cuellos de botella, automatizar tareas manuales y mejorar la eficiencia operativa general.
Gestión del cambio:
Reconociendo la necesidad de un cambio organizacional, Semblance Tech brindó apoyo en la gestión del cambio a Home Staging. Se efectuaron sesiones de capacitación y talleres para familiarizar a los empleados con Odoo ERP, enfatizando los beneficios y abordando cualquier inquietud o resistencia al cambio.
Migración e integración de datos:
Semblance Tech facilitó la migración fluida de datos de los sistemas heredados de Home Staging a Odoo ERP, Garantizando la integridad, la precisión y la consistencia de los datos durante todo el proceso de migración, lo que permitió que Home Staging tuviera un repositorio de datos unificado y centralizado.
Soporte y mantenimiento continuo:
Luego de la implementación, la consultora brindó servicios de soporte y mantenimiento continuo al Home Staging. Supervisaron el rendimiento del sistema, abordaron cualquier problema técnico o consulta de los usuarios y facilitaron las actualizaciones y mejoras del sistema según fuera necesario.
Supervisión y optimización del rendimiento:
Semblance Tech ayudó a Home Staging a establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) e implementó mecanismos de supervisión dentro del sistema Odoo ERP. Esto permitió a Home Staging realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para optimizar sus operaciones.
Al adoptar estas estrategias se abordó con éxito los problemas que enfrentaba Home Staging, lo que les permitió mejorar la gestión de inventario, agilizar los procesos de ventas, mejorar la gestión financiera, fortalecer las relaciones con los clientes, facilitar la integración de datos y generar informes precisos para una toma de decisiones informada.