Reseña de Javier Fernández, dueño de Xtra Pur
Mi nombre es Javier Fernández y me gustaría comentarles los cambios que ha experimentado nuestra empresa, Xtra Pur, en los últimos años. Fabricamos y distribuimos productos de limpieza y piscinas. Hace cinco años, antes de que conociéramos a la gente de Semblance, usábamos procesos manuales para todas nuestras actividades comerciales, lo que creaba importantes obstáculos e ineficiencias. Pero desde que implementamos Odoo, nuestras operaciones han experimentado una transformación notable, lo que nos permite mejorar nuestros procesos y expandir nuestro negocio a nuevos clientes y ciudades.
Antes de que comenzáramos a usar Odoo, Xtra Pur estaba abrumado por las limitaciones de la administración tradicional basada en papel. Estábamos ahogados en papeleo, luchando por hacer un seguimiento del inventario, las ventas y los registros contables. Confiar en documentos físicos condujo a errores frecuentes, pérdida de información y falta de control centralizado. Estos desafíos no solo dificultaron nuestro trabajo diario, sino que también nos dificultaron satisfacer rápidamente las necesidades de nuestros clientes.
Con Odoo ERP, nos despedimos de las ineficiencias del uso de lápiz y papel. El sistema centralizado de Odoo nos permite administrar sin problemas todos los aspectos de nuestro negocio en un solo lugar. Administrar nuestro inventario se volvió fácil a medida que hicimos la transición del conteo manual al uso del seguimiento automatizado de Odoo.
Los beneficios de Odoo fueron más allá de la gestión de inventario. Nuestro equipo de ventas se volvió más productivo y eficiente. Tenían acceso instantáneo a la información del cliente, el historial de pedidos y la disponibilidad del producto. Esta transparencia les ayudó a brindar un servicio personalizado, responder rápidamente a las preguntas de los clientes y tomar decisiones de ventas informadas. Odoo automatizó tareas como generar cotizaciones y facturas, lo que liberó a nuestro equipo para que se enfocara en construir relaciones con los clientes y aumentar las ventas.
Odoo también generó informes de ventas en tiempo real, lo que nos brindó información valiosa sobre la salud financiera de nuestro negocio. Esto nos permitió tomar decisiones basadas en datos, optimizar recursos y aumentar la rentabilidad.
La transición de los procesos basados en papel a Odoo ERP tuvo sus desafíos, pero el apoyo y la orientación del equipo de Semblance fueron cruciales para que todo transcurriera sin problemas. Fernando y Guido brindaron una capacitación exhaustiva a nuestros empleados, brindándoles las habilidades que necesitaban para usar el sistema de manera efectiva. La flexibilidad y escalabilidad de Odoo nos permite personalizarlo para que se ajuste a nuestras necesidades específicas e integrarlo perfectamente con nuestros procesos existentes.
En conclusión, implementar Odoo ERP con la ayuda del equipo de Semblance cambió el juego para Xtra Pur. Dejamos atrás los procesos manuales y entramos en una nueva era de eficiencia digital. La base de datos centralizada, los flujos de trabajo automatizados y las capacidades integrales de informes de Odoo revolucionaron nuestras operaciones, haciéndonos más productivos, precisos y centrados en el cliente. Recomendamos encarecidamente Odoo ERP y el equipo de Semblance a cualquier empresa que busque dejar atrás el lápiz y el papel y adoptar las posibilidades ilimitadas de la transformación digital.
¿Por qué Xtra Pur toma la decisión de implementar Odoo?
Xtra Pur es una empresa con más de 20 años de experiencia en el rubro de fabricación y distribución de productos químicos de limpieza. Fue fundada por Javier Fernández, quien aplicó sus conocimientos de técnico químico para crear una empresa exitosa. Desde sus inicios, Xtra Pur ha mantenido una ventaja competitiva gracias a la calidad de sus productos y a su capacidad para establecer vínculos sólidos con proveedores de materias primas.
En el año 2018, Xtra Pur experimentó un aumento significativo en el número de nuevos clientes, lo que generó la necesidad de optimizar y automatizar sus procesos de comercialización. La empresa reconoció que era fundamental mejorar su eficiencia para poder mantener su posición en un mercado cada vez más competitivo.
Problemas que enfrentaba Xtra Pur como empresa
- La gestión manual de los procesos le generaba errores y duplicación de trabajo. La información de inventario, ventas y facturación se manejaba de forma separada y se requería de gran esfuerzo para integrar toda la información en un solo lugar, generando pérdida de tiempo y toma de decisiones equivocadas.
- El seguimiento de los pedidos y la gestión de las entregas era de forma manual, generando errores en la planificación y retrasos en la entrega de los productos a los clientes. Esto afectaba la satisfacción del cliente y disminuía la competitividad de Xtra Pur.
- El manejo manual de la información dificultaba la identificación de tendencias y oportunidades de mercado, ya que la información se encontraba dispersa en diferentes lugares y no era fácil de analizar.
- La falta de un sistema de gestión dificultaba el control de los costos y la rentabilidad de la empresa. La falta de información detallada sobre los gastos y los ingresos complejizaba la identificación de las áreas que requerían una mejora y la implementación de medidas para aumentar la rentabilidad.
Desafíos y objetivos del proyecto
- Mejorar la gestión de inventario: Tener un control más preciso del inventario y optimizar su gestión, evitando pérdidas por falta de stock o excedentes innecesarios.
- Optimizar la logística: Mejorar la coordinación y planificación de los procesos de compra, producción y distribución, para mejorar la eficiencia de la cadena de suministro y reducir los tiempos de entrega.
- Mejora en la toma de decisiones: Contar con información en tiempo real y análisis de datos que ayuden a tomar decisiones más informadas y estratégicas.
- Aumentar la productividad: Simplificar procesos y automatizar tareas para mejorar la productividad de la empresa y reducir los errores.
- Mejora en la atención al cliente: Contar con información más precisa y procesos más eficientes para aumentar su satisfacción de los clientes.
Con lo que nos enfrentamos como proyecto
Implementación de módulos
Implementamos el módulo de ventas, inventario, compras, e-commerce, sitio web, contabilidad y facturación para cubrir todas las necesidades de Xtra Pur.
Resistencia del personal
Existió una gran resistencia por parte del personal que estaba acostumbrado a los procesos antiguos y no querían cambiar sus hábitos de trabajo. Debimos convencerlos y demostrarles que Odoo ERP implicaría una mejora rotunda en la gestión de sus procesos de trabajo.
Carga de datos
Se debió cargar los datos de clientes, proveedores y productos al sistema a través de una importación masiva
Personalización de Odoo a los procesos empresariales
Requirió una comprensión profunda de los procesos de negocio de la distribuidora y de cómo se pueden integrar en Odoo. La colaboración cercana entre el personal interno de la empresa y el equipo Semblance fue determinante.
Capacitación adecuada a empleados
Parte del personal no estaba familiarizado con la tecnología, por lo que identificamos una gran probabilidad de cometer errores durante el proceso de aprendizaje. Se convirtió en prioritario ofrecer una capacitación adecuada y una supervisión cuidadosa para minimizar los errores y asegurar que el personal pueda utilizar Odoo de manera efectiva.
Resultados del proyecto
Una de las principales áreas en las que la implementación de Odoo ERP arrojó resultados notables fue la gestión de inventario. El sistema Odoo ERP facilitó el seguimiento del inventario en tiempo real, proporcionando así al cliente una visión precisa de los niveles de existencias, el cumplimiento de pedidos y los plazos de entrega de los proveedores. Como resultado, el cliente pudo optimizar la gestión de compras y de la cadena de suministro, lo que generó costos reducidos y tiempos de entrega más rápidos.
Otra área de mejora significativa fue el proceso de ventas. El sistema Odoo ERP permitió al cliente agilizar los procesos de ventas al automatizar la gestión de órdenes de venta, la fijación de precios y la facturación. El equipo de ventas ahora podía manejar pedidos de manera eficiente, realizar un seguimiento de los pedidos de ventas en tiempo real y obtener información para mejorar la eficacia del proceso de ventas.
Además, la implementación del sistema Odoo ERP permitió al cliente automatizar los procesos de pago, mejorando así la gestión y la precisión de los pagos. El sistema se integró con la pasarela de pago del cliente, lo que permitió un procesamiento de pagos sin inconvenientes y garantizó transacciones seguras.
La implementación de Odoo ERP también condujo a una mejor gestión financiera. El sistema proporcionó datos financieros en tiempo real y facilitó procesos contables automatizados, como la gestión de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Como resultado, el cliente pudo lograr una mejor gestión financiera y transparencia, lo que llevó a una elaboración de presupuestos y previsiones más precisas.
La implementación de Odoo ERP también permitió al cliente establecer una sólida plataforma de comercio electrónico, con características mejoradas, como una interfaz fácil de usar y una pasarela de pago sin inconvenientes. La plataforma permitió al cliente aumentar las ventas y los ingresos al extender su alcance a un mercado más amplio.
En resumen, la implementación de Odoo ERP generó numerosos beneficios, que incluyen una gestión de inventario mejorada, procesos de ventas optimizados, gestión de pagos automatizada, gestión financiera mejorada y una sólida plataforma de comercio electrónico. Estos beneficios se tradujeron en una mejor toma de decisiones, un mejor servicio al cliente y una ventaja más competitiva para Xtra Pur.
